Khi mới 17 tuổi, tôi dành 20h cho công việc và học hành. Đến trường, làm bài tập về nhà trong giờ giải lao và quản lí một tổ chức phi lợi nhuận vào buổi tối. Làm việc chăm chỉ giúp tôi tiếp xúc với nhiều chiến dịch tầm quốc gia, cơ hội làm việc với các tổ chức hàng đầu và một con đường sự nghiệp vững chắc. Nhưng khi lớn tuổi hơn, tôi bắt đầu suy nghĩ khác. Tôi nhận ra làm việc chăm chỉ không phải lúc nào cũng là con đường đúng đắn để đi đến thành công. Đôi khi, làm việc ít đi lại cho ra kết quả tốt hơn.
Thử đặt mình vào vị trí của một chủ doanh nghiệp nhỏ, một người làm việc không bao giờ ngừng nghỉ. Tuy nhiên, làm việc chăm chỉ không giúp anh ta cạnh tranh với hàng triệu đối thủ khác. Thời gian là một món quà hữu hạn. Một nhà khởi nghiệp có thể làm việc 24h/ngày và 7 ngày/tuần (thời lượng mà tất cả ai cũng làm). Đối thủ cạnh tranh của anh/cô ta có thể chi thêm tiền, xây dựng đối đội ngũ lớn hơn và dành nhiều thời gian hơn cho cùng một dự án đó. Nếu vậy tại sao lại có những start-up nhỏ lại làm được điều mà các tập đoàn lớn không thể? Facebook mua lại Instagram, chỉ có 13 nhân viên với 1 tỉ đô. Snapchat, một start-up trẻ với 30 nhân viên từ chối lời đề nghị từ các ông lớn như Facebook và Google. Một phần thành công của họ dựa trên may mắn - còn lại dựa trên tính hiệu quả.
Con đường đến thành công không phải làm việc chăm chỉ mà làm việc một cách thông minh.
Không có bất kỳ ranh giới nào giữa việc trở nên bận bịu và trở nên hiệu quả. Bận bịu không có nghĩa là bạn làm việc hiệu quả. Trở nên hiệu quả là tập trung vào quản lí năng lượng của bạn mà ít tốn thời gian nhất. Chúng ta cần phải học làm thế nào để ít hao tốn năng lượng mà đạt được lợi ích cao nhất. Tôi rất may mắn khi làm việc với một team tuyệt vời ở Filemobile. Mọi người đều thử thách và giúp tôi rút ngắn những ưu tiên đểcông việc trở nên hiệu quả hơn. Tôi học được cách giảm thời gian làm việc từ 80h xuống 40h một tuần, hoàn thành nhiều công việc hơn. Nói cách khác, làm ít nhưng mà chất.
Đây là 7 điều tôi không làm để tăng tính hiệu quả trong công việc.
1. Dừng làm việc Over Time (OT)
Năm 1926, Henry Ford - founder của tập đoàn Ford Motor, đúc kết từ kinh nghiệm của mình và cho ra một kết quả rất thú vị: khi bạn giảm thời gian làm việc trong 1 ngày từ 10 xuống 8, trong 1 tuần từ 6 xuống 5 ngày, tính linh hoạt của bạn sẽ tăng lên.
Bạn càng làm nhiều, tính hiệu quả và năng suất của bạn càng giảm. Trong báo cáo “Hâu quả của việc Overtime” của The Business Roundtable năm 1980 có đoạn
"Lịch làm việc 60h/tuần hoặc nhiều hơn nếu kéo dài hơn 2 tháng sẽ là nguyên nhân làm giảm năng suất, dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành mục tiêu mà có thể thực hiện với một lịch làm việc chỉ trong 40h/tuần."
Trong một bài báo, Sara Robinson có đề cập đến một nghiên cứu từ quân đội Mỹ cho rằng “mất ngủ 1 tiếng mỗi đêm trong 1 tuần sẽ làm giảm sự minh mẫn tương tự như mức độ cồn trong máu đạt mức 0.10”.
Điều đó chứng tỏ rằng việc chúng ta không nên làm việc quá sức và ngủ đủ giấc là cách hữu hiệu nhất để duy trì sự minh mẫn. Nếu bạn đang tự hỏi tại sao bạn làm việc không hiệu quả, lí do đơn giản nhất có thể là bạn đang nằm trong 70% những người không bao giờ ngủ đủ giấc. (Chắc mình cũng phải tập đi ngủ sớm lại…)
Bạn có biết Napoleon không bao giờ cảm thấy ngại ngùng khi “take a snap”. Ông ấy “luôn chiều theo” những giấc ngủ ngắn hàng ngày (Có thể vì vậy mà Napoleon chơi đế chế rất giỏi :-O)
2. Đừng nói “Yes” thường xuyên
Bạn có biết quy luật của Pareto? “20% nỗ lực mang đến 80% kết quả, nhưng 20% kết quả lại đến từ 80% nỗ lực. Thay vì làm việc một cách miệt mài theo kiểu “cày game võ lâm”, bạn hãy tập trung vào những nỗ lực mang đến 80% kết quả. Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những công việc quan trọng. Bạn hãy dừng lại việc nói “Ok/Yes/Để em làm” với những công việc mang lại kết quả tồi hay thậm chí là không đi đến đâu.
"Sự khác biệt giữa những người thành công và những người cực kỳ thành công đó là những người cực kỳ thành công nói "No" với hầu hết mọi thứ." - Warren Buffet.
Sẽ có nhiều bạn tự hỏi lúc nào nên nói “Yes” và lúc nào thì nên nói “No”? Nếu bạn không thể hình dung những công việc vô ích đang tiêu tốn thời gian của bạn, hãy cân nhắc việc “chia để trị”. Kiểm tra mọi thứ bạn đang làm và cải thiện những công việc đó nếu có thể (Điều này cũng giống như mình làm Facebook Ads. Chia ra nhiều thứ: quảng cáo nào có tiềm năng thì chạy tiếp. Thấy như con rùa thì cho em nó dừng lại đỡ tốn tiền!)
Chúng ta thường có xu hướng nói “Yes” hơn là nói “No”. Điều đơn giản là vì không ai muốn thành người xấu cả.
Để mình kể bạn nghe về 1 test của Journal of Consumer. Họ chia 120 sinh viên của 1 trường học ra làm 2 nhóm. 1 nhóm được tập luyện để xài chữ “I can’t”, nhóm kia là ” I don’t”. Kết quả rất thú vị!
Nhóm sinh viên nói ” I can’t eat X” chọn việc ăn chocolate candy bar 61% thời gian. Trong khi đó, nhóm “I don’t eat X” chọn việc ăn chocolate candy bar 36% thời gian. Việc thay đổi đơn giản như vậy đã chứng tỏ việc mỗi người đưa ra cách chọn thực phẩm tốt cho sức khỏe hơn.
Do đó, nếu không muốn nói “No”, bạn hãy nói ” I don’t. “
3. Hãy để mọi người giúp bạn
Sức mạnh của một tập thể rất lớn. Giống như việc bạn xé 1 tờ giấy thì dễ nhưng để xé 1 lúc 1000 tờ thì có vẻ khó.
Người tiêu dùng bản thân họ hiểu họ muốn gì hơn bất kỳ một marketer nào. Bạn có biết một người làm video cá nhân lại có lượng xem lớn gấp 10 lần so với một thương hiệu làm video trên Youtube? Nếu tìm kiếm thông tin về một thương hiệu thông thường, hơn 51% người Mỹ tin tưởng nội dung của cá nhân đánh giá hơn là nội dung trên website (16%) hoặc kênh media (14%) của thương hiệu đó.
Trở thành một content marketer giỏi không chỉ là tạo ra những content tốt nhất, mà là xây dựng một cộng đồng mạnh tạo ra những content chất lượng cho bạn.
Điều quan trọng đó là chúng ta luôn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần. Việc để một người làm tốt hơn kiểm soát một số công việc cho bạn sẽ giúp bạn tập trung thời gian vào những công việc quan trọng của mình. Không những thế, việc tìm kiếm giúp đỡ còn giúp bạn mở rộng các mối quan hệ và bạn sẽ ngày càng linh hoạt hơn.
4. Làm ơn đừng trở thành Mr/Ms Hoàn Hảo
Đây là một số vấn đề của một người cầu toàn
- Họ dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết vào một công việc.
- Họ trì hoãn và đợi những khoảng khắc hoàn hảo. Trong kinh doanh, nếu nó là thời khắc hoàn hảo, có nghĩa là bạn đã quá trễ.
- Họ không hình dung ra được bức tranh tổng thể vì bận tập trung vào những điều nhỏ nhặt.
Thời khắc hoàn hảo nhất là ngay bây giờ (Giống như quảng cáo Sunsilk “Sống là không có chờ đợi.)
5. Ngừng làm những công việc lập lại mà hãy tự động hóa chúng
Bạn không cần phải là coder mới có thể tự động hóa các task lập lại của bạn. Nếu bạn không tự làm được, thì mình đi mua!
Mọi người thường hay quên thời gian là tiền bạc. Người ta thường hay làm việc một cách thủ công vì nó đơn giản và không cần phải tìm hiểu. Đó là khi bạn chỉ phải quản lí có 30 tấm ảnh trên Instagram trong một chiến dịch. Nhưng nếu bạn phải quản lí 30.000 tấm ảnh từ 5 nguồn khác nhau, bạn sẽ phải cần một phần mềm/công cụ để quản lí.
Nếu bạn không thể tìm được giải pháp, hãy thuê 1 chuyên gia để giúp bạn. Hãy ghi nhớ trong đầu rằng bạn chi tiền để kiếm thêm nhiều tiền và thời gian là thứ có giá trị nhất của bạn.
Tips dành cho Marketers: Lâu lâu ngó qua GitHub hoặc Google app script library. Đôi khi, bạn sẽ tìm ra những source code hữu ích - free - dễ sử dụng mà đòi hỏi rất ít về kiến thức lập trình eo hẹp của mình.
6. Dừng làm “Nhà tiên tri Vanga” mà hãy quyết định dựa trên số liệu thực tế
Nếu bạn có thể làm SEO cho website mình thì bạn cũng có thể tối ưu cuộc sống của bạn để đạt được những tiềm năng một cách tối đa.
Bạn có biết đa số mọi người dễ mất tập trung nhất là từ giữa trưa cho đến 4h chiều. Thông số này đến từ một cuộc nghiên cứu của Robert Matchock, giáo sư tâm lý ở ĐH Pennsylvania. Nếu bạn không thể tìm những số liệu bạn cần, thì việc sử dụng một số test nhỏ cũng không làm mất nhiều thời gian của bạn.
Hãy luôn tự hỏi mình làm thế nào để đo lường và tối ưu mọi thứ bạn làm.
7. Ngừng làm việc và có một khoảng thời gian “Không làm gì cả”
Nhiều người không nhận ra rằng họ đang nhốt bản thân mình trong một cái hộp khi bạn quá tập trung vào một thứ gì đó. Hãy dừng làm việc và đi ra ngoài một lúc, cho bản thân mình một chút thời gian yên tĩnh. Điều đó sẽ rất có lợi cho trí óc và tinh thần của bạn (Sẽ không có cty nào đuổi việc bạn vì việc ra ngoài giải lao, miễn là bạn đừng đi luôn 2-3 tiếng là được.)
Chúng ta thường tìm ra các giải pháp một khi chúng ta không tìm chúng (nghe có vẻ giống lúc trái táo rơi trúng đầu Newton.)
Chúng ta sẽ không thể trở nên hoạt bát, làm việc gì cũng “pro” chỉ sau 1 đêm. Cũng giống mọi thứ trong cuộc sống, tất cả đều cần sự cố gắng. Thay đổi không xảy ra nếu bạn chỉ ngồi đó và đợi. Điều quan trọng là chúng ta hiểu về bản thân mình và tìm cách tối ưu bản thân để trở nên thành công và sống tốt hơn.
Bài viết được dịch lại từ 7 Things You Need To Stop Doing To Be More Productive, Backed By Science của CamMi Pham.
Bài kế tiếp mình định dịch là “Sức mạnh của sự cô đơn” hoặc “5 lí do tại sao bạn nên take nap mỗi ngày”. Vote và comment ở dưới nhé :-)
http://itsducdang.tumblr.com/post/94321010161/7-ieu-ung-nen-lam-e-tang-hieu-qua-cong-viec
